Stappenplan reorganisatie
Hieronder volgt op hoofdlijnen een stappenplan voor een reorganisatie bij een onderneming met een ondernemingsraad.
In de praktijk worden niet altijd alle stappen afzonderlijk van elkaar doorlopen. Afhankelijk van de grootte en aard van uw organisatie, kunnen verschillende stappen worden samengevoegd.
Reorganiseren is maatwerk, neem daarom altijd contact op voordat u begint.
Stap 1: verzamel gegevens en stel een (financieel) plan op
Een reorganisatie begint meestal met het voornemen van een bestuurder van een onderneming om te gaan reorganiseren. Om een goed beeld te krijgen van de situatie moeten gegevens worden verzameld.
Denk hierbij aan het personeelsbestand, een overzicht van alle functies binnen de onderneming en de onderlinge uitwisselbaarheid, de cijfermatige onderbouwing van de bedrijfseconomische noodzaak.
Hoe lang houdt de onderneming het nog vol zonder reorganisatie? Wat is het minimaal te bezuinigen bedrag op personeelskosten om de onderneming draaiende te kunnen houden?
Van belang is dat er een liquiditeitsprognose opgesteld worden, uitgaande van verschillende scenario’s. In ieder geval zal inzichtelijk gemaakt moeten worden wat de liquiditeitspositie in de komende 6 maanden zou zijn zonder reorganisatie en met reorganisatie. Daarbij uitgaande van verschillende scenario’s.
Dat is niet alleen noodzakelijk om de betrokkenen van de noodzaak van het reorganisatieplan te overtuigen en draagvlak te creëren. Het is vanuit het perspectief van aansprakelijkheid en verantwoordelijk van het bestuur ook essentieel.
Stap 2: opstellen voorgenomen reorganisatieplan
De verzamelde gegevens kunnen worden gebruikt voor het opstellen van een voorgenomen reorganisatieplan, wat als uitgangspunt kan dienen voor het overleg met de ondernemingsraad en/of vakbonden op grond van de toepasselijke cao en zo nodig bij een collectief ontslag de vakbonden.
Welke arbeidsplaatsen zouden kunnen komen te vervallen? Zijn er nog voldoende liquide middelen om ontslagvergoedingen (transitievergoedingen) te voldoen en de salarissen te betalen tot einde van het dienstverband? Zijn er herplaatsingsmogelijkheden?
Stap 3: Overleg en afstemming met betrokken partijen, waaronder de ondernemingsraad
Voor een goede besluitvorming is het vaak noodzakelijk en verstandig om andere betrokken partijen te raadplegen, zoals een Raad van Commissarissen of in sommige omstandigheden een of meerdere (groot)aandeelhouders.
Voordat een definitief reorganisatiebesluit kan worden genomen dient ook de ondernemingsraad om advies gevraagd te worden op grond van artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden.
In de praktijk ontstaan er vaak discussies over de vraag of een ondernemingsraad (“OR”) wel tijdig is geadviseerd. Het kan daarom verstandig zijn om de OR al in een vroeg stadium (al dan niet onder oplegging van geheimhouding) te informeren over het voornemen.
De OR moet namelijk de tijd krijgen om over het voorgenomen besluit te adviseren en de OR moet daarbij nog wezenlijke invloed kunnen uitoefenen op dat besluit. Door een OR al in een vroeg stadium mee te nemen in het proces, kan dit de besluitvorming in een later stadium bespoedigen. Als er geen OR is, zal de Personeelsvertegenwoordiging geïnformeerd moeten worden, of anders de medewerkers zelf.
Stap 4: Melding aan vakbonden en UWV over voorgenomen collectief ontslag
Op grond van de Wet melding collectief ontslag (“Wmco”) dient de werkgever een voornemen tot collectief ontslag aan de belanghebbende vakbonden en het UWV te melden.
Van een collectief ontslag is sprake indien de werkgever om bedrijfseconomische redenen binnen drie maanden binnen één werkgebied de arbeidsovereenkomst wil beëindigen met twintig of meer werknemers.
Het gaat daarbij niet alleen om ontslagen via het UWV, maar ook om beëindigingen met wederzijds goedvinden (of eventueel ontslagen via de kantonrechter).
Het is belangrijk dat de Wmco-melding tijdig wordt gedaan, want na de melding geldt een wachttijd van één maand. Gedurende deze periode kunnen de arbeidsovereenkomsten niet worden beëindigd.
Er zal eerst overleg gevoerd moeten worden met de vakbonden, hetgeen in de praktijk veelal gaat om de voorwaarden van een sociaal plan. Ook zal het UWV een eventuele ontslagaanvraag pas in behandeling nemen nadat de melding is gedaan en er overleg met de vakbonden heeft plaatsgevonden.
De wachttijd geldt niet (meer) indien vakbonden zijn geraadpleegd en zij zich met de beëindiging kunnen verenigen.
Let wel: de Wmco-melding kan al tijdens de NOW-periode worden gedaan. De Wmco-melding is geen ontslagaanvraag en kan onder NOW 2.0 een korting van 5% op de subsidie tot gevolg hebben.
Een Wmco-melding leidt ook niet tot de verplichting om daadwerkelijk tot ontslagen over te gaan.
Stap 5: Opstellen (concept) sociaal plan
Afhankelijk van de omvang van een onderneming en de branche waarin zij actief is, kan het gebruikelijk zijn om een sociaal plan op te stellen. Dit is een overeenkomst tussen de werkgever en vertegenwoordigers van de werknemers (de vakbonden of de ondernemingsraad).
In een sociaal plan kunnen afspraken worden gemaakt over de gevolgen van de reorganisatie voor individuele werknemers. Uiteraard is dit mede afhankelijk van de financiële mogelijkheden van de onderneming. Ook als er geen sociaal plan bestaat, hebben medewerkers op grond van de huidige wetgeving recht op een transitievergoeding indien hun arbeidsovereenkomst wordt beëindigd via het UWV.
Stap 6: Nemen van definitief reorganisatiebesluit
Na een verkregen (positief) advies van de OR en het overleg met de vakbonden, kan een definitief reorganisatiebesluit worden genomen op basis waarvan de reorganisatie wordt voortgezet. Ook dit besluit kan al worden genomen tijdens de periode waarin NOW-subsidie wordt ontvangen, zolang het besluit maar niet eerder wordt uitgevoerd.
Stap 7: Voorbereiden communicatie/beëindigingsovereenkomsten
Een ontslagprocedure bij het UWV wordt vaak gecombineerd met het aanbieden van beëindigingsovereenkomsten aan de betrokken medewerkers van wie de arbeidsplaats komt te vervallen. Deze individuele stukken kunnen worden opgesteld en voorbereid.
Stap 8: het informeren van de werknemers
De individuele medewerkers moeten natuurlijk ook op de hoogte worden gebracht van de
aankomende reorganisatie. Uiteraard dient dit zorgvuldig te gebeuren, aangezien de reorganisatie grote gevolgen heeft voor hen.
Afhankelijk van de situatie gebeurt het informeren soms pas nadat de ontslagaanvragen al zijn ingediend bij het UWV, maar het is ook goed mogelijk om de medewerkers voorafgaand daaraan al te informeren en hen een beëindigingsovereenkomst te overhandigen. Werkgevers kiezen soms voor het eerste om eventuele ‘strategische’ ziekmeldingen voor te zijn.
Stap 9: indienen ontslagaanvragen
Zodra het definitieve reorganisatiebesluit gereed is en daarbij een (positief) advies van de OR is ingewonnen, kunnen de ontslagaanvragen bij het UWV (digitaal) worden ingediend.
Let op: gedurende de periode dat de werkgever de NOW-subsidie ontvangt kunnen de ontslagaanvragen niet (althans niet zonder gevolgen) worden ingediend.
Stap 10: Uitvoeren reorganisatie
Tijdens de UWV-procedure kunnen met medewerkers beëindigingsovereenkomsten gesloten worden. Voor de medewerkers die niet bereid zijn om de beëindigingsovereenkomst te tekenen, moet de procedure bij het UWV volledig doorlopen worden.
Als het UWV toestemming verleent, kunnen de resterende arbeidsovereenkomsten daarna worden opgezegd. Hierbij kan overigens de proceduretijd bij het UWV van de toepasselijke opzegtermijn worden afgetrokken, mits er één maand opzegtermijn resteert.
Let wel: ook bij het doorlopen van de UWV-procedure is de transitievergoeding verschuldigd.